iCard Personel Arşiv Modülü
Eski çalışanlarınızın bilgilerini saklamak, sadece bir tercih değil, çoğu zaman yasal bir zorunluluktur. Özellikle iş hukuku davaları, denetimler veya şirket içi referanslar söz konusu olduğunda, geçmiş çalışan verilerine kolayca erişebilmek firmalar için hayati önem taşır. Ancak bu değerli verileri aktif bir İK sistemi içinde yönetmek, mevcut lisans limitlerini zorlayabilir veya beklenmedik maliyet artışlarına yol açabilir. İşte tam da bu noktada iCard Arşiv Modülü devreye giriyor.
Nasıl kullanılır
iCard Arşiv Modülü, işten ayrılan çalışanlarınızın tüm bilgilerini, iCard kullanıcı lisansı limitlerinizi artırma ihtiyacı duymadan güvenle saklamak isteyen firmalar için özel olarak tasarlanmış akıllı ve etkili bir çözümdür. Bu modül sayesinde, hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirir hem de operasyonel verimliliğinizi en üst düzeyde tutarsınız.
iCard Arşiv sistemininize hazır olarak gelir. Yapmanız gereken sadece Arşivlemek istediğiniz personelin kartında Arşiv seçeneğini işaretlemek.
Normalde, iCard lisansınız sisteminizde aktif olarak yönetebileceğiniz maksimum personel kontenjanını belirler. Eğer bir çalışan işten ayrılırsa ve bu kişinin kaydını sistemde tutmaya devam etmek isterseniz, yeni bir çalışan alırken lisans limitinize takılabilir ve ek lisanslar satın almanız gerekebilir. Bu durum, hem zaman hem de bütçe açısından ek yük getirebilir.
İşte bu noktada Arşiv Modülü fark yaratır: İşten ayrılan çalışanların kayıtlarını kolayca bir arşive taşıyabilir ve böylece aktif personel kapasitenizi anında boşaltabilirsiniz. Bu işlem, çalışan bilgilerini kalıcı olarak silmeden, mevcut lisans hakkınızı yeni çalışanlar için kullanabilmenizi sağlar. Örneğin, bir mahkeme durumunda personel giriş ve çıkış kayıtlarına acil olarak ihtiyacınız olduğunda, bu veriler güvenli bir şekilde arşivde saklandığı için hiçbir zorluk yaşamadan erişebilirsiniz.
Temel Faydaları
-
Aktif Lisansları Boşaltın: İşten ayrılan çalışanları arşivleyerek aktif iCard personel limitinizi boşaltın.
-
Veri Saklama: Yasal uyumluluk veya gelecekteki referanslar için geçmiş çalışan verilerini güvenle saklayın.
-
Maliyet Etkinliği: Aktif iCard personel limitinizin iki katı kadar personeli ek ücret ödemeden arşivleyin. Bu bonus arşiv kapasitesi iCard'ın size hediyesidir!
-
Kolay Kullanım: Bir çalışanı arşive taşımak için kartında "Arşiv" seçeneğini işaretlemeniz yeterlidir.
-
Erişilebilir Kayıtlar: Tüm arşivlenmiş personeli istediğiniz zaman Raporlar > Arşivlenen Personeller bölümünden görüntüleyin. Bu rapordan durumlarını da değiştirebilirsiniz.
-
Şeffaf Limitler: iCard personel ve arşiv limitlerinizi Ayarlar > Kurumsal Bilgiler sekmesinde takip edin.
Arşiv limitim dolarsa ne yapmamız lazım?
Arşivlediğiniz bir personeli istediğiniz zaman tekrar aktif edebilir ya da tümüyle silebilirsiniz. Ancak arşiv limitiniz dolmuş ve arşivlenmiş personelinizi silmek istemiyorsanız, her zaman iCard Arşiv üst paketlerini alabilirsiniz. Bu konuda 444 3 212 numaralı telefondan ya da yazılım danışmanızdan destek alabilirisiniz.
Arşivlenmiş personelleri nereden takip edebilirim?
Arşivlenen personellerinizi her zaman Raporlar > Arşivlenen Personeller bölümünden inceleyebilir ve aynı rapordan durumlarını değiştirebilirsiniz.
Personel limitlerimizi nereden görebiliriz?
Firmanıza ait iCard personel ve arşiv limitlerinizi Ayarlar > Kurumsal Bilgiler sekmesi altında görebilirsiniz.
